Ở các môi trường làm việc có xu hướng hội nhập quốc tế như hiện nay, kỹ năng làm việc nhóm trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mỗi ứng viên. Từ khi còn đang ở trên giảng đường, chúng ta đã được làm quen nhiều với việc làm nhóm nhưng không phải ai cũng hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng này. Làm việc nhóm có vai trò như thế nào và những nguyên tắc cần tuân thủ để làm việc nhóm hiệu quả là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé.
1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (kỹ năng teamwork) là khả năng cộng tác và làm việc hiệu quả cùng với một nhóm người có cùng mục tiêu hoặc dự án. Điều này bao gồm việc chia sẻ ý kiến, tương tác với các thành viên khác, đóng góp ý tưởng và kiến thức của mình vào công việc chung, thực hiện các vai trò, nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ bao gồm khả năng giao tiếp hiệu quả mà còn liên quan đến khả năng lắng nghe, thấu hiểu quan điểm của người khác, giải quyết xung đột, quản lý thời gian và tài nguyên, thúc đẩy sự hợp tác, đoàn kết trong nhóm. Nó cũng đòi hỏi sự tự ổn định và khả năng làm việc dưới áp lực.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
2. Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm
2.1 Chia nhỏ công việc cho hiệu quả tốt hơn
Đứng trước một dự án, một công việc quá lớn, chúng ta không tránh khỏi căng thẳng và cảm thấy quá tải bởi quá nhiều đầu việc khác nhau. Khi làm việc tập thể, khối lượng công việc sẽ được chia nhỏ theo đầu người. Mỗi thành viên chỉ cần dành nhiều nhất sự tập trung cho đầu việc của mình, tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với làm việc độc lập.
Khối lượng công việc giảm, áp lực cũng vì thế mà giảm theo. Kỹ năng teamwork giúp các cá nhân được làm việc với tâm trạng thoải mái hơn, nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả công việc nói chung.
2.2 Ra quyết định đúng đắn hơn khi teamwork
Khi làm việc cá nhân, ta chỉ có cái nhìn chủ quan về công việc. Nhiều người cùng làm đồng nghĩa với nhiều góc nhìn đa chiều, nhiều cách tiếp cận và xử lý vấn đề hơn. Các ý tưởng độc đáo và sáng tạo được đưa ra từ nhiều cái đầu chắc hẳn sẽ tốt hơn góc nhìn đơn điệu từ duy nhất một người. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc rơi vào tình trạng thiếu ý tưởng.
Mỗi một quyết định, lựa chọn cuối cùng được đưa ra khi teamwork đã trải qua sự thảo luận, bàn bạc của các thành viên. Quá trình này giúp lọc những sai lầm không đáng có để đi đến quyết định đúng đắn và hợp lý nhất.
2.3 Bổ sung khiếm khuyết cho nhau
Kỹ năng làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong việc phát huy tối đa năng lực của các cá nhân thông qua hoàn thiện và bổ sung lẫn nhau. Không có ai là hoàn hảo có thể tự tin đảm nhận tốt nhất được mọi đầu việc. Mỗi cá nhân sẽ có công việc sở trường, sở đoản riêng. Teamwork giúp tập trung được điểm mạnh của mỗi người và bổ sung những thiếu sót của nhau để công việc được hoàn thành trọn vẹn nhất.
Khi một cá nhân đưa ra ý kiến, luôn có các thành viên khác lắng nghe và đưa ra những lời góp ý. Từ đó, bản thân sẽ nhận ra mình còn thiếu sót ở đâu để sửa chữa và hoàn thiện hơn. Trong quá trình giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau cùng phát triển, các thành viên không chỉ thể hiện được hết khả năng của mình và còn học hỏi được những kiến thức và kỹ năng mới.
2.4 Làm việc nhóm giúp tạo động lực và rèn tính kỷ luật
Khi làm việc độc lập, kết quả công việc ra sao đều phụ thuộc vào bạn và do bạn chịu trách nhiệm. Còn với làm việc nhóm, bạn không thể tự làm theo ý mình mà phải tuân theo những nguyên tắc mà nhóm đã thống nhất đặt ra. Công việc lớn, nhóm đông thì yêu cầu bạn phải làm việc có tổ chức, có nề nếp càng cao. Nhờ đó, bạn nhất định sẽ rèn được cho mình tính kỷ luật chặt chẽ.
Mất động lực khi làm việc là một điều khó tránh khỏi. Nhưng khi teamwork, bạn sẽ luôn có các thành viên khác động viên và truyền cảm hứng cho bạn. Ví dụ như khi bạn đang bế tắc và chán nản với ý tưởng của mình thì tìm đến lời khuyên của các thành viên khác chính là một quyết định chính xác.
2.5 Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp luôn là chìa khóa trong kỹ năng làm việc nhóm. Bạn luôn cần giao tiếp để duy trì mối quan hệ, để trao đổi ý tưởng và đôi khi cần phản biện nếu có ý kiến đối lập. Những buổi họp, trao đổi diễn ra xuyên suốt khoảng thời gian làm việc nhóm chính là cơ hội quý giá để bạn nâng tầm kỹ năng giao tiếp. Lưu ý không chỉ rèn luyện giao tiếp với đồng nghiệp mà hãy rèn luyện cả giao tiếp trước đám đông. Vì thế, đừng ngại ngần nói lên ý kiến của mình khi cùng làm việc trong một team.
Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm
3. Làm việc nhóm không hiệu quả - Lý do là gì?
Lý do thường xuyên xảy ra khi làm việc nhóm dẫn đến chất lượng công việc không tốt có thể kể đến như:
-
Sự phân chia công việc không đồng đều giữa các thành viên. Điều này vô tình dẫn đến sự mâu thuẫn trong nội bộ. Đôi khi, nhóm trưởng phải đảm nhiệm toàn bộ công việc. Trong nhiều trường hợp, sản phẩm có khi là sự nỗ lực của một người chứ không phải công sức của nhóm. Ngược lại, khi một người “ôm” quá nhiều việc mà không giao cho thành viên, sẽ làm cho mọi người chán nản, bất hợp tác.
-
Mỗi thành viên là một mảnh ghép, một tính cách khác nhau. Trong quá trình làm việc nhóm, việc xuất hiện những mâu thuẫn hay bất đồng ý kiến, là điều không thể tránh khỏi. Nếu bạn không giải quyết khéo léo những “xung đột” ấy sẽ dẫn đến việc rạn nứt tình cảm bạn bè.
-
Bên cạnh đó, một số bạn sinh viên thường có tâm lý “không phải việc của mình”, ỷ lại người khác. Đặc biệt, một số thành viên thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến, mà chính bản thân mình không đồng ý hoặc không hiểu gì. Có thể thấy, những người như trên đang áp dụng triệt để châm ngôn “thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý”.
-
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay vị trí của từng thành viên trong nhóm, mà không đưa ra những đóng góp, chất vấn hay tranh luận để đạt được kết quả tốt nhất. Trong công việc bạn nên công tư phân minh, giữ độ chuyên nghiệp để đánh giá.
4. Các phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
Các phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
4.1 Lắng nghe đồng đội
Đây là một kỹ năng quan trọng nhất trong teamwork và là cách để teamwork hiệu quả. Đã là làm việc nhóm thì bạn phải biết tôn trọng, lắng nghe ý kiến của đồng đội vì trong chúng ta không có ai là hoàn hảo hết. Đừng bao giờ cho rằng ý kiến của bạn lúc nào cũng đúng và bạn có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong công việc. Chúng ta ai cũng sẽ có những hiểu biết nhất định giới hạn về một lĩnh vực nào đó. Chính vì vậy cần lắng nghe người khác nói. Khi lắng nghe bạn mới có thể học hỏi được những kiến thức mà mình còn thiếu. Đó là cách dễ dàng nhất để bổ sung những thiếu sót của bản thân. Khi bạn chú tâm lắng nghe đồng đội, bạn còn có thể hiểu họ hơn, biết được những điểm yếu của nhau để cùng nhau bàn luận góp ý sửa chữa. Do đó, lắng nghe đồng đội để nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của mình nhé.
4.2 Tổ chức và phân công công việc
Kỹ năng tổ chức và phân công công việc này thuộc trách nhiệm của người trưởng nhóm (leader). Trưởng nhóm có nhiệm vụ phân công công việc sao cho đồng đều giữa các thành viên và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm. Đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do nào. Ngoài ra, bất cứ thành viên nào trong team và cả trưởng nhóm đều phải biết cách tổ chức sắp xếp công việc hiệu quả. Khi được giao nhiệm vụ, các thành viên phải tiến hành cho khoa học, tránh trường hợp tiến độ làm việc chậm hơn so với các thành viên khác trong team khiến cho công việc không được hoàn thành đúng thời hạn.
4.3 Giúp đỡ lẫn nhau
Teamwork tức nghĩa là tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau trong mọi việc. Trường hợp các thành viên trong team của bạn gặp khó khăn hay vấn đề nan giải, hãy sẵn sàng sẻ chia, giúp đỡ họ. Như vậy, các thành viên trong team mới ngày càng gắn kết với nhau hơn và làm việc ăn ý hơn. Bạn phải gạt bỏ cái tôi cá nhân của mình sang một bên để lắng nghe ý kiến của người khác. Những người trong nhóm góp ý đa phần sẽ chỉ muốn cho bạn tốt lên mà thôi. Việc các thành viên tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau chính là một động lực cực kỳ lớn để cả team cùng làm việc và hướng tới một kết quả tốt đẹp. Hãy bỏ qua hết mọi sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhặt hay tị nạnh với đồng đội của mình. Khi bạn gặp trường hợp thấy không đúng hãy thẳng thắn chỉ ra lỗi sai và góp ý cho họ. Nếu làm được điều này chắc chắn những thành viên trong nhóm sẽ vô cùng tin tưởng và nể trọng bạn. Làm việc nhóm hiệu quả chẳng phải chỉ cần như vậy thôi sao?
4.4 Khuyến khích và phát triển cá nhân
Đây là kỹ năng dành cho những người trưởng nhóm. Một người trưởng nhóm có năng lực và bản lĩnh là người hiểu từng thành viên trong nhóm về điểm mạnh điểm yếu cũng như biết cách tạo ra động lực, khuyến khích họ phát triển bản thân ngay trong nhóm của mình. Dễ hiểu thôi, nếu bạn được tạo điều kiện để khuyến khích và phát triển hơn trong công việc thì bạn sẽ không ngừng cố gắng nỗ lực và nhận thấy được giá trị của mình ngày càng được nâng cao hơn theo thời gian.
4.5 Có trách nhiệm với công việc của mình
Bất kể là làm việc một mình hay làm việc nhóm thì bạn cũng cần phải luyện cho bản thân kỹ năng có trách nhiệm với công việc được giao. Nếu bạn làm việc độc lập, khi có vấn đề xảy ra thì chỉ có một mình bạn là người phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, khi đã làm việc trong một tập thể, một nhóm thì mọi thứ sẽ trở nên khác biệt. Nếu bạn ỷ lại vào những thành viên khác hay không hoàn thành nhiệm vụ của mình thì chính là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả một tập thể. Công lao của tất cả mọi người có thể bị phủ nhận vì kết quả cuối cùng mới là điều quan trọng chứ không phải chỉ có một phần công việc được hoàn thành.
4.6 Kỹ năng đưa ra quyết định
Ra quyết định sao cho hiệu quả và thể hiện được tầm nhìn là yếu tố then chốt đối với kỹ năng làm việc nhóm. Nếu ra quyết định không đồng nhất với nhau rất dễ nảy sinh mâu thuẫn. Hãy đưa ra những quyết định thật sáng suốt sau khi đã cân nhắc và thảo luận kỹ càng với cả nhóm.
4.7 Luôn là người đúng giờ
Làm việc trong một tập thể, bạn không thể muốn đi hay muốn về theo thời gian của riêng mình được. Hãy luôn là một người đúng giờ, đừng để cho các thành viên trong nhóm phải chờ đợi bạn. Hay bắt họ phải nhắc lại những gì đã thảo luận từ trước khi bạn đến. Hãy tập cho mình thói quen đúng giờ để mọi người tôn trọng bạn cũng như thể hiện rằng bạn tôn trọng mọi người.
4.8 Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm
Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm
Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân. Động viên là phương pháp hiệu quả giúp thúc đẩy năng suất của mọi người. Hình thức khích lệ, dành lời khen có tác dụng gấp nhiều lần so với việc chỉ trích, bắt lỗi. Đặc biệt trong môi trường đội nhóm, mỗi người có cái tôi riêng, có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Việc một bạn làm không tốt việc này không có nghĩa là bạn đó mãi mãi kém cỏi và không thể phát triển lên được. Đôi khi bạn đó chỉ cần một lời khen làm tốt, là sẽ có động lực để cố gắng hơn. Do vậy, bạn đừng nên tiếc bất cứ lời khen nào với đồng đội của mình để giúp họ tốt hơn.
Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu được kỹ năng làm việc nhóm là gì, vai trò quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm và phát huy tối đa hiệu quả ấy. Hãy nhớ rằng, làm việc nhóm không chỉ giúp bạn chinh phục thành công mà còn cho bạn những trải nghiệm ý nghĩa, đáng nhớ cùng những người đồng đội.