Giao tiếp tốt là một nghệ thuật. Chẳng phải tự nhiên mà Barack Obama lại có thể tái đắc cử tổng thống Mỹ. Với cách giao tiếp khôn khéo, ông biết cách thuyết phục người khác thông qua lập luận sắc bén của mình. Để giao tiếp không trở thành rào cản thì bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Làm gì để cải thiện khả năng giao tiếp của mình? Cùng tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp trong tiếng anh còn gọi là Communication skill. Đây là tập hợp những quy tắc ứng xử hằng ngày, được đúc kết thông qua những kinh nghiệm trong quá trình con người giao tiếp với nhau. Đồng thời, kỹ năng giao tiếp còn được xem là một phần quan trọng của nghệ thuật giao tiếp bởi lẽ nó bao gồm các kỹ năng quan trọng khác như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề, kỹ năng sử dụng ngôn từ,.... Do đó, để giao tiếp thành công bạn cần phải chăm chỉ luyện tập và không ngừng trau dồi kinh nghiệm của bản thân.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
2. Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống
Đã bao giờ bạn thắc mắc rằng: “Dù cho bạn làm ở bất cứ ngành nghề hay lĩnh vực gì thì nhà tuyển dụng đều yêu cầu kỹ năng giao tiếp?”. Bởi lẽ, mỗi ngày chúng ta đều phải gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người. Nếu bạn chủ quan, không chú trọng kỹ năng giao tiếp nhất định sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới các mối quan hệ và công việc trong tương lai.
Thế nên, có thể nhận thấy vai trò của kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng. Chỉ khi giao tiếp tốt bạn mới làm chủ được câu chuyện và khiến người đối diện cảm thấy thoải mái, tôn trọng. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ có thêm những người bạn mới, củng cố mối quan hệ và tăng vị thế trong mắt khách hàng, đồng nghiệp. Công việc của bạn cũng nhờ đó mà ngày càng phát triển hơn.
3. Ví dụ về kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả vốn dĩ là một kỹ năng khó không phải một sớm một chiều có thể khắc phục được. Thế nhưng, nếu biết cố gắng trau dồi bản thân mỗi ngày một chút, ý nhị, tinh tế hơn trong cách nhìn nhận vấn đề nhất định bạn sẽ thành công. Dưới đây là một số ví dụ về kỹ năng giao tiếp bạn giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.
3.1 Ví dụ 1: Hãy trả lời thông tin một cách đầy đủ
|
Ở một công ty nọ, có 2 nhân viên tên là Long và Nam (Long là nhân viên mới còn Nam là nhân viên lâu năm của công ty). Sau 3 tháng làm việc, Long được đề xuất giữ chức vụ trưởng phòng Kinh doanh còn Nam vẫn giữ nguyên vị trí nhân viên như cũ. Một hôm, Nam than phiền với sếp rằng: “Công ty không coi trọng những nhân viên chăm chỉ mà chỉ biết đề cử người biết nịnh bợ”. Người sếp biết rằng Nam đã cố gắng làm việc rất chăm chỉ trong nhiều năm. Thế nhưng, so với các nhân viên khác anh còn nhiều thiếu sót. Để giúp Nam nhận ra sự khác biệt của anh và Long, người sếp đã gọi 2 người đến và giao một nhiệm vụ đơn giản đó là “Hãy ra chợ và xem cho tôi hôm nay có bán dưa hay không?”. Nam hăng hái đi ra chợ và nhanh chóng quay trở về trả lời sếp là “Có”. Sau đó sếp hỏi bao nhiêu tiền 1 kg dưa, Nam lại vội vã quay trở lại chợ để hỏi và trả lời cho sếp là 15.000 đồng/kg. Ông sếp liền cười và nói với Nam rằng: “Cũng câu hỏi này tôi hỏi Long, cậu ấy đã trả lời: “Ở chợ có 1 người bán dưa giá 15.000đ/kg. Dưa nhập từ miền nam cách đây 1 ngày. Chất lượng dưa rất tốt, tất cả đều đỏ ruột và ngon”. Nghe xong Nam cảm thấy đã phục và lý do tại sao người không được lựa chọn chính là anh |
Bài học rút ra:
Để thành công trong công việc, người lao động cần biết cách cung cấp đầy đủ các thông tin mà lãnh đạo/ công ty/ khách hàng đang quan tâm. Khi theo dõi cách Nam và Long trả lời câu hỏi, chúng có thể thấy, rõ ràng Long đã cung cấp cho người sếp nhiều thông tin quan trọng hơn: sản phẩm nguồn gốc ở đâu, chất lượng sản phẩm thế nào.
Đối với câu trả lời của Nam, thứ người sếp biết chỉ là giá thành và điều đó không giúp ông biết mức giá có phù hợp với chất lượng sản phẩm hay không.
3.2 Ví dụ 2: Hãy nói khi cần thiết
Một trong những ví dụ tiếp theo về tình huống giao tiếp đó là bài học về sự lắng nghe.
|
Một người mẹ vì muốn kiểm tra thành quả giáo dục của cậu con trai mình đã đem cho con bé 2 quả cam và hy vọng cậu con trai sẽ chia cho mình một quả. Thế nhưng, cậu bé đã nhận lấy 2 quả cam từ tay người mẹ mà chẳng thèm nhìn mắt mẹ một lần. Cậu căn thử 2 quả cam cầm trên tay. Người mẹ lúc đấy cảm thấy vô cùng thất vọng và hụt hẫng, định dạy cho con một bài học về sự tham lam ích kỷ. Tuy nhiên ngay lúc đó, cậu con trai cất giọng và nhìn mẹ hớn hở: - “Mẹ ơi, mẹ ăn đi này, con thử rồi, không chua đâu mẹ” Thì ra cậu nghĩ mẹ sợ chua nên muốn nếm thử trước, nước mắt của người mẹ đột nhiên rơi xuống. Thì ra con trai mẹ đã trưởng thành. |
Bài học rút ra:
Rõ ràng, cậu bé rất yêu thương mẹ của mình và đằng sau hành động của cậu là một trái tim ấm áp. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn tốt bụng, nhưng nếu không nói, mọi người có thể hiểu lầm và cảm thấy thất vọng về bạn. Chính vì thế, hãy nói khi cần thiết.
Câu chuyện này cũng giúp ta hiểu thêm giá trị của sự chờ đợi và lắng nghe. Đôi khi con người ta dễ dàng tức giận vì không có sự kiên nhẫn và thời gian để lắng nghe câu trả lời của người đối diện. Phía sau sự chờ đợi đó là cả một tấm lòng ấm áp. Thế nên, kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu trong giao tiếp thực sự vô cùng quan trọng.
3.3 Ví dụ 3: Đừng vội vàng buông những lời cay nghiệt
|
Một trưởng phòng điều tra thị trường của công ty Y vì cung cấp sai thông tin khiến doanh nghiệp phải chịu tổn thất vô cùng lớn. Phạm phải sai lầm lớn như vậy, tổng giám đốc có thể la mắng hoặc gián chức vị trưởng phòng không cần lý do. Thế nhưng, người giám đốc nọ lại vô cùng bình tĩnh. Ông nghĩ rằng phải tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến tổn thất này và gọi trưởng phòng đến báo cáo tuy nhiên câu trả lời ông nhận được chỉ là lời xin lỗi. Mặc dù, cơn tức giận đã đến đỉnh đầu, thế nhưng giám đốc vẫn cố gắng kiềm chế và cho anh một cơ hội nữa. Mấy tháng sau, công ty kiếm được một khoản đầu tư vô cùng lớn nhờ những phán đoán cực chuẩn của vị trưởng phòng. Tổng giám đốc gọi anh lên và nói: - “Cậu không cần phải quá áy náy, chỉ cần sau này rút kinh nghiệm là được. Tôi trao cơ hội là vì tôi tin tưởng vào năng lực của cậu. Lần này cậu đã làm rất tốt. Công ty vẫn sẽ biểu dương cậu.” Nghe xong những lời nói của vị giám đốc đã khiến trưởng phòng cảm thấy vô cùng xúc động và anh hứa sẽ cố gắng thật nhiều để đạt được những kết quả tích cực hơn trong tương lai. |
Bài học rút ra:
Mặc dù rất giận, nhưng Tổng giám đốc không hề buông ra những lời cay nghiệt với nhân viên của mình. Thay vào đó, ông kiềm chế và cho người lao động thêm một cơ hội để sửa đổi sai lầm. Chính nhờ điều đó mà công ty một lần nữa nhận được khoản đầu tư có giá trị rất lớn cho sự phát triển.
4. Làm gì để cải thiện khả năng giao tiếp?
4.1 Sử dụng Ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp (Body language)
Body Language ảnh hưởng người nghe tới 55%
Làm gì để cải thiện khả năng giao tiếp?
Một nghiên cứu được đưa ra đã cho hay: lời nói được cấu tạo nên từ ba yếu tố. Đó là ngôn ngữ, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu. Trong giao tiếp, về mức độ ảnh hưởng tới người khác, ngôn ngữ chỉ chiếm có 7%. Còn lại là giọng điệu (38%) và ngôn ngữ cơ thể chiếm tới 55%.
Body Language – ngôn ngữ cơ thể được thể hiện qua nét mặt, điệu bộ, cử chỉ trong quá trình giao tiếp. Mỗi một động tác đều có một hệ mã riêng. Ngôn ngữ cơ thể là thứ biết nói, nhưng không phải ai cũng “nghe” được nó.. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể là cách hay để cải thiện khả năng giao tiếp của bạn. Ngay cả khi bạn không nói gì, bạn vẫn đang “nói” theo một cách riêng. Ngôn ngữ cơ thể giúp bạn tự tin hơn và tăng tương tác với người đang giao tiếp cùng.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể như thế nào?
Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể “phản chiếu”. Đó là việc bạn tạo ra những hành động giống với người mình đang nói chuyện cùng. Giả dụ trong buổi phỏng vấn tìm việc, nếu như nhà tuyển dụng hơi ngả người về phía sau, tay đan chéo, thì bạn cũng nên làm như vậy. Tuy nhiên, hãy làm theo một cách khéo léo, tránh để họ có cảm giác bạn đang bắt chước mình.
Ngoài ra, hãy cố gắng phân tích ngôn ngữ cơ thể của họ để có thể nắm được tâm trạng và ứng phó kịp thời. Nếu thấy một người đưa tay lên sờ cằm nghĩa là họ đang đánh giá, xem xét điều gì đó. Nếu thấy mắt họ chuyển động láo liên, con người hẹp – nghĩa là họ đang nói dối. Nếu đang nói chuyện mà thấy người kia hai tay chống xuống ghế, người đổ về đằng trước, chân lùi ra sau – nghĩa là họ muốn kết thúc cuộc trò chuyện… Dĩ nhiên, mỗi cá thể lại có một tính cách riêng biệt. Bạn không thể áp đặt và vơ đũa cả nắm. Hãy học cách quan sát và thực hành thành thạo.
4.2 Giọng điệu
“Chim khôn kêu tiếng rảnh rang. Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe”. Bạn có biết chỉ với một câu nhưng bạn có thể diễn đạt với hàng chục ý nghĩa khác nhau. Và dĩ nhiên, chỉ bằng việc thay đổi giọng điệu. Giọng điệu lôi cuốn sẽ hấp dẫn người nghe vào cuộc trò chuyện. Giọng điệu còn thể hiện sự tự tin, thái độ, tình cảm của bạn với đối phương.
Hãy học cách phát âm rõ ràng
Chẳng ai có thể bị cuốn hút bởi một người nói ngọng hoặc nói chẳng rõ chữ. Hãy luyện đọc trước gương để sửa các lỗi phát âm cơ bản. Thường là N – L, D – R, X – S, Ch – Tr… Hãy ngưng thói quen phát âm vội vã vì như thế làm chữ không tròn. Việc đó gây khó khăn cho đối phương.
Nhấn nhá từ ngữ
Nhấn nhá từ ngữ sẽ khiến người nghe nắm được trọng tâm nội dung câu chuyện. Việc nhấn nhá còn tạo ra một sắc thái rất riêng. Những từ được nhấn sẽ thu hút sự chú ý gấp 3 lần so với bình thường.
Nên sử dụng âm vực thấp
Giọng nói trầm ấm – âm vực thấp là biểu thị cho sự đáng tin cậy. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, các CEO nam thường có giọng trầm ấm. Âm vực của các CEO cứ giảm 1% thì giá trị công ty của họ tăng lên 30 triệu USD. Một giọng nói trầm được cho là mạnh mẽ, bình tĩnh. Âm vực thấp mang lại nguồn năng lượng tích cực cho giao tiếp.
Sử dụng âm lượng vừa phải
Bạn sẽ chẳng thể nào giao tiếp với ai nếu nói lí nhí chẳng ai nghe rõ. Bạn cũng chẳng thuyết phục ai nếu nói quá to, như “đánh” vào tai họ. Âm lượng thấp khiến đối phương dễ bị nhầm lẫn và hiểu sai ý bạn. Âm lượng cao lại khiến đối phương cảm giác như bị tra tấn. Một âm lượng vừa đủ, hơi dài sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn.
4.3 Xác định nội dung cuộc trò chuyện
Xác định nội dung cuộc trò chuyện
Bạn chẳng thể nào nói về điều mà mình không biết phải không? Bạn cũng chẳng thể chia sẻ việc mà bạn không cảm nhận được. Để giao tiếp được, bạn cần phải có nó trước. Chuẩn bị và xác định nội dung cuộc trò chuyện giúp bạn giao tiếp tốt. Đó cũng là sự tôn trọng với đối phương.
Nếu không biết nói gì, hoặc bạn gặp người mới gặp lần đầu, hãy áp dụng quy tắc FORD. FORD gồm Family, Occupation, Recreation và Dreams. Bạn có thể hỏi thăm về gia đình, công việc, sở thích và ước mơ của họ. Đây sẽ là mở đầu cho buổi trò chuyện và giúp kéo dài nó.
4.4 Học cách nói rõ ràng, không vòng vo
Để cải thiện khả năng giao tiếp thì bạn cần học cách nói rõ ràng, trực diện vào vấn đề. Đừng sử dụng những từ quá hoa mỹ để tránh bị vòng vo. Như vậy thì đối phương mới nắm được thông tin cần truyền đạt.
Hãy nói theo nguyên tắc BRIEF. BRIEF là Background – dàn ý, Reason – lý do, Information – thông tin, End – đoạn kết và Follow up – diễn biến. Giao tiếp với nguyên tắc này giúp bạn đảm bảo sự mạch lạc, chính xác và đầy đủ cho câu chuyện.
Nói vòng vo khiến cuộc trò chuyện đi trật khỏi trục chủ đề, làm thay đổi mục đích ban đầu. Nói rõ ràng để chứng tỏ rằng bạn đang rất tự tin và tôn trọng thời gian của đối phương. Hãy trình bày nội dung một cách ngắn gọn, đầy đủ thông tin trọng tâm nhất cho đối phương.
4.5 Đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi cho đối phương để tăng sự tương tác giữa hai người trong cuộc trò chuyện. Giao tiếp là cuộc đối thoại của hai người. Nếu bạn thao thao bất tuyệt từ đầu đến cuối thì đó là thuyết trình chứ chẳng phải trò chuyện.
Trong một buổi học, khi mà bạn đang thả hồn trên cành cây, cô giáo sẽ hỏi bạn: “Nãy giờ tôi đang nói gì?”. Khi đó chắc hẳn bạn sẽ giật mình và tập trung mọi sự chú ý về phía cô. Giao tiếp cũng vậy! Dĩ nhiên, bạn sẽ không hỏi đối phương rằng bạn đang nói gì. Đặt câu hỏi giúp buổi trò chuyện tránh khỏi cảm giác nhàm chán, tẻ nhạt.
Khi người khác đang nói, bạn cũng nên đặt câu hỏi cho họ. Nhưng hãy để họ nói dứt câu, dứt ý, tránh tình trạng xen ngang. Việc đặt câu hỏi thể hiện rằng bạn đang theo dõi và quan tâm những gì đối phương đang nói. Đặt câu hỏi cũng giúp câu chuyện liền mạch và lấp kín những khoảng trống.
4.6 Học cách lắng nghe
Học cách lắng nghe
Lắng nghe giúp bạn đặt mình vào vị trí đối phương để dễ dàng đồng cảm, thấu hiểu họ
Ngoài việc ăn nói khôn khéo, để cải thiện khả năng giao tiếp, bạn còn cần phải lắng nghe. Tôi cực kỳ thích câu nói trong bộ phim “To Kill a Mockingbird” – Giết con chim nhại. Đó là: “Con sẽ hiểu được cuộc sống tốt hơn bằng một cách đơn giản sau đây, hãy xem xét mọi thứ từ quan điểm của người khác – hãy biến mình thành họ và ra ngoài rải bước một vòng”.
Bạn cần đặt mình vào tâm trạng đối phương, học cách lắng nghe họ. Việc đó sẽ cải thiện khả năng giao tiếp của bạn. Lắng nghe giúp bạn thấu hiểu và giúp buổi trò chuyện thành công. Đừng lắng nghe thụ động để rồi lời nói gió bay hay nghe tai này lọt tai kia.
Lắng nghe giúp đối phương hiểu rằng bạn đang chú ý lời họ nói
Hãy tập trung vào lời họ nói. Lắng nghe lời nói của người khác một cách cẩn thận là sự tôn trọng tối thiểu cho đối phương. Chú ý lắng nghe giúp tạo được lòng tin tưởng và sự đồng cảm với nhau.
Ai cũng muốn làm người quan trọng. Hãy cho đối phương biết là bạn đang hứng thú với câu chuyện của họ. Gật đầu nhẹ, hướng người về phía trước hoặc đơn giản… là điều bạn có thể làm. Không ngắt lời khi họ đang nói dở. Chỉ đưa ra nhận xét khi mà họ vừa dứt ý. Hãy phản hồi lại câu chuyện của đối phương. Việc này giúp bạn thấu hiểu và đặt mình vào vị trí của họ.
Giao tiếp không cần những ngôn từ hoa mỹ. Để cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn cần kiên trì và cố gắng học hỏi. Giao tiếp chính là chiếc chìa khóa mở được 90% cánh cửa thành công. Hãy dành cho đối phương của bạn một sự tôn trọng và chân thành, và bạn sẽ đạt được mục đích.